{"id":1491,"date":"2019-11-12T11:33:08","date_gmt":"2019-11-12T10:33:08","guid":{"rendered":"https:\/\/bspw.xyz\/?p=1491"},"modified":"2019-11-14T18:28:38","modified_gmt":"2019-11-14T17:28:38","slug":"die-agile-verwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bspw.xyz\/en\/gedanken\/die-agile-verwaltung\/","title":{"rendered":"Die Agile Verwaltung"},"content":{"rendered":"

Franziska Abele ist Projektmanagerin Digital bei der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH<\/a>. Die BIM ist eine 100%ige Tochtergesellschaft des Landes Berlin und verantwortet Vermietung, Verwaltung und Sanierung von Immobilien und Grundst\u00fccken im Landesbesitz. Als Scrum Masterin begleitet Franzi Projekte im Bereich Daten- und Systemmanagement, als Agile Coach setzt sie \u201cagile Impulse\u201d f\u00fcr unterschiedliche Bereiche der Gesamtorganisation. Franzi berichtet hier von ihren neu-geschaffenen Rollen und wie das Thema Agilit\u00e4t in einer verwaltungsnahen Organisation angegangen wird.<\/em><\/p>\n

 <\/p>\n

Claire: Liebe Franzi, was sind denn deine Aufgaben in Sachen Agilit\u00e4t bei der BIM?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Ich habe zwei Einsatzbereiche: Zum Einen bin ich im Bereich Daten- und Systemmanagement (IT) als Scrum Masterin t\u00e4tig. Und der IT-Bereich ist einem dauerhaften Wandel unterzogen. Im Rahmen eines Organisationsentwicklung-Projekts, welches sich BIM 4.0<\/a> nennt, haben wir erkannt, dass es sinnvoll ist, gewisse Themen oder Ideen agil anzugehen. Andere Projekte erarbeiten wir teilweise nachwievor mit der Wasserfall-Methodik. Angeregt durch den 4.0-Prozess haben wir uns neue F\u00e4higkeiten angeeignet, z.B. gibt es nun die M\u00f6glichkeit einzelne Teams anhand eines Kanban-Boards zu koordinieren, sodass die Teamleiter*innen im Blick haben, wer woran arbeitet, ohne dass daf\u00fcr ellenlange Meetings stattfinden m\u00fcssen. Zudem bauen wir gerade unsere R\u00e4umlichkeiten um, um flexibler und mobiler zu arbeiten. Wir bilden uns also nicht nur methodisch fort, sondern passen auch unser Arbeitsumfeld an. Ab Januar 2020 haben wir dann dezidierte Besprechungsr\u00e4ume und Orte f\u00fcr Daily Scrums, Retrospektiven und Reviews.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus mache ich gerade eine Ausbildung zum Agile Coach. In der Funktion berate ich vor allem das Daten- und Systemmanagements zum Thema Agilit\u00e4t und trage dieses Wissen zusammen mit den Kolleg*innen aus der Unternehmensentwicklung auch wieder zur\u00fcck ins Haus. Aktuell erarbeiten wir beispielsweise eine Arbeitsgruppe zum Thema Agilit\u00e4t, mit der wir neben Test zu den g\u00e4ngigen agilen Frameworks und Artefakten auch das Thema Selbstorganisation in kleinen Innovationskeimzellen testen wollen. So nehmen wir ressourceneffizient dessen Tauglichkeit f\u00fcr das Gesamtunternehmen unter die Lupe.<\/span><\/p>\n

Claire: Worin unterscheiden sich die Rollen Agile Coach und Scrum Master*in?<\/strong><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Als Scrum Master*in habe ich die Verantwortung f\u00fcr den Scrum Prozess und dessen korrekte Umsetzung. Ich begleite und bef\u00e4hige das Scrum Team darin bestm\u00f6glich zu arbeiten und strebe die st\u00e4ndige Verbesserung des Prozesses an. D.h. ich sorge f\u00fcr das sog. Timeboxing (Zeitmanagement) & den Austausch im Team, helfe also dabei sich besser zu koordinieren und zu organisieren und versuche insbesondere kontinuierlich Hindernisse aus dem Weg zu r\u00e4umen, denen das Team bei der Umsetzung begegnet.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Als Agile Coach habe ich vielmehr die Rolle das Unternehmen und die Kollegen*innen zu\u00a0 begleiten, weiterzubilden, Verst\u00e4ndnis zu schaffen, Impulse zu setzen und als Mediatorin\/Facilitatorin zwischen Interessen zu vermitteln. Also auch \u00c4ngste heraus- und anzuh\u00f6ren und mich darum zu k\u00fcmmern, dass diese ber\u00fccksichtigt und in eine konstruktive L\u00f6sung \u00fcberf\u00fchrt werden. Insofern ist dies keine Projektrolle, ich handle hier im Auftrag der Organisation.<\/span><\/p>\n

Claire: Wie kommst du zu alledem?<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Wir wurden ja u.a. von dir Claire in unserem BIM 4.0 Projekt, einem Open Strategy Prozess<\/a>, begleitet. Hier hatte ich die M\u00f6glichkeit den Arm zu heben und mich in der Rolle der Scrum Master*in zu versuchen. Und das erst mal ohne gro\u00dfen Methodenkoffer. Ich habe mich dann in das Thema eingelesen und auch im Tun gemerkt: Ich brauche da noch mehr Wissen. Au\u00dferdem hat mein Chef meine Vision sehr unterst\u00fctzt und mir da sehr viel erm\u00f6glicht.<\/span><\/p>\n

Aber f\u00fcr mich geht das Thema \u201cAgilit\u00e4t\u201d deutlich \u00fcber Scrum hinaus. Wenn jemand an Agilit\u00e4t denkt, wird oft nur an SCRUM Artefakte gedacht. Dabei bedeutet Agilit\u00e4t eine Vielzahl an Methoden, bestimmte Werte, eine gewisse Art und Weise wie Teams zusammenarbeiten und nat\u00fcrlich auch ein bestimmtes Mindset. Wobei letzteres auch ein bisschen aus dem Bauch heraus kommen muss (lacht).<\/span><\/p>\n

Ich habe im 4.0-Prozess gemerkt, dass Agilit\u00e4t ein gro\u00dfer Auftrag an uns alle ist und festgestellt, dass sowohl mein Chef als auch der Rest des Unternehmens ein Bed\u00fcrfnis haben begleitet zu werden.<\/span><\/p>\n

Claire: Wie definierst du Agilit\u00e4t?<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Agilit\u00e4t ist f\u00fcr mich der Freiheitsgrad, sich an eine bestimmte Sache st\u00fcckweise heranzutasten, an das m\u00f6gliche Optimum, und immer wieder zu reflektieren: Ist es das was wir wollen? Als Projekt und auch als Organisation?<\/span><\/p>\n

So gehe ich auch vor, wenn ich ein Bild male: Bin ich damit zufrieden, mache ich weiter. Ich habe stets die M\u00f6glichkeit zu optimieren und nachzubessern. Ich habe aber auch die M\u00f6glichkeit den Radierer herauszuholen und etwas r\u00fcckg\u00e4ngig\/anders zu machen. Aus den Fehlern oder Umwegen zu lernen. Damit habe ich i.d.R. nicht viel Zeit und im besten Fall auch nicht viel Geld verloren.\u00a0<\/span><\/p>\n

Claire: Du sagst, deine Aufgabe ist es vor allem auch als Scrum Masterin, Selbstorganisation zu erm\u00f6glichen – wie machst du das?<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Ich gebe Raum zum Austauschen, der zeitlich limitiert ist. Mir ist es wichtig, dass die Teammitglieder lernen die Essenz ihres Tuns in k\u00fcrzester Zeit zu transportieren. Das ist f\u00fcr mich effizient! Wenn ich jemandem sage: \u201cDu hast nun 3 Minuten f\u00fcr deine wichtigsten Botschaften\u201d, habe ich in diesen 3 Minuten idealerweise so viel erfahren wie in einer Stunde. Menschen k\u00f6nnen lernen sich zu reduzieren. Aber dabei brauchen sie Unterst\u00fctzung.\u00a0<\/span><\/p>\n

In den sogenannten Retrospektiven begleite und bef\u00e4hige ich die Leute dazu zu reflektieren. F\u00fcr viele ist es total schwer in die Reflektion zu gehen und die Qualit\u00e4t der Arbeitsergebnisse in Frage zu stellen. Ich erlebe, dass Menschen oft getrieben sind von der Angst Fehler gemacht zu haben. Dabei geht es immer um die Fragen: Wie kann ich und wie k\u00f6nnen wir besser werden und aus \u201cFehlern\u201d lernen? Wenn sich ein Team am Tisch mit einem L\u00e4cheln von den doofen Situationen erz\u00e4hlen kann, die einem so im Sprint unterlaufen sind, zeigt das f\u00fcr mich Vertrauen in sich und das Team. Das sind dann m.E. die sch\u00f6nsten Momente in der Zusammenarbeit.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ich sehe meine Aufgabe als Scrum Masterin au\u00dferdem darin, mich \u00fcberfl\u00fcssig zu machen. Also dass es mich nicht mehr braucht im besten Fall, auch wenn ich das aktuell noch nicht will, da es mir zu viel Spa\u00df macht (lacht).\u00a0<\/span><\/p>\n

Claire: Was sind f\u00fcr dich die gr\u00f6\u00dften Herausforderungen, wenn es darum geht Projekte agil umzusetzen oder gar das Unternehmen agil zu transformieren?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> In verwaltungsnahen Organisationen wie der BIM ist die Bereitschaft zur Umsetzung von agilen Projekten eher verhalten. Das liegt m.E. daran, dass viele Mitarbeiter*innen durch ihre Erfahrungen im Job gewohnt sind, dass man ihnen sagt, was sie zu tun haben: \u201cDu machst das\u201d, \u201cdaf\u00fcr brauchst du jenes\u201d, \u201chier ist die Mail vom Chef: Der will ein Programm mit den und den Funktionen, programmiere mir das in f\u00fcnf Monaten\u201d. Mit dem Resultat, dass der Chef am Ende sagt: \u201cSo meinte ich es nicht.\u201d Die Kommunikation ist in dieser Top-Down-Konstellation eine Einbahnstra\u00dfe, und Zwischenergebnisse, werden aus Angst der (negativen) Zwischenbewertung nicht transparent gemacht.<\/span><\/p>\n

Claire: Wieso sollte die BIM \u00fcberhaupt agil arbeiten? Wieso will sie das?<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Die BIM will per se gar nicht \u00fcberall agil arbeiten. Ich finde man muss sich auch hier immer wieder die Frage stellen: Mit welcher Methodik setzen wir das am Besten um? Kanban, Scrum, Waterfall? Besonders spannend ist es f\u00fcr die Bereiche, in denen Agilit\u00e4t Hand in Hand mit Innovationen geht, wie z.B. in der Systemlandschaft. Hier ist es praktisch, weil es in den Kontext der \u201eEntwicklungen\u201c passt, die immer wieder kontrolliert werden k\u00f6nnen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Design Thinking, eine weitere \u201cagile\u201d Methode, ist wiederum ein toller Schritt, um uns den Markt und die Bed\u00fcrfnissen der Berliner Stadtgesellschaft zu erschlie\u00dfen und unsere Antworten darauf zu entwickeln.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ich sehe dar\u00fcber hinaus agiles Arbeiten als wichtiger Bestandteil f\u00fcr die Bereiche Personal & Organisation, Unternehmensentwicklung (Innovationsprojekte), Kommunikation und teilweise auch im Vertrieb.<\/span><\/p>\n

Claire: Gab es f\u00fcr dich so etwas wie einen \u201cagilen Aha-Moment\u201d?<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Tats\u00e4chlich begegnet mir das Thema auch im Privaten. Pers\u00f6nlich besch\u00e4ftige ich mich gerade mit Schule und dem Bildungssystem, und damit, was ich mir f\u00fcr meine Tochter w\u00fcnsche. Ich habe aktuell die Wahl zwischen altershomogenen Frontalunterricht an einer \u00f6ffentlichen Schule oder alters\u00fcbergreifenden, offenen, bis zu einem gewissen Grad selbstorganisierten Unterricht an einer Montessori-Schule. Hier fungieren Lehrer*innen als Lern-Begleiter*innen. Man h\u00f6rt schon, dass ich zur Montessori-Schule tendiere: M.E. haben Kinder eine andere Motivation, wenn sie den Schulalltag mitgestalten k\u00f6nnen.\u00a0<\/span><\/p>\n

Die Besch\u00e4ftigung damit war dann auch ein beruflicher Aha-Moment. Aufgrund dessen, was ich gerade an Herausforderungen in meinem Berufsleben sehe, m\u00f6chte ich, dass mein Kind schon fr\u00fch die F\u00e4higkeiten erlernt, um selbstbestimmt, selbstorganisiert und selbstreflektiert zu lernen. Und das mithilfe eines\/einer Begleiter*in, die\/der sich in der dienenden F\u00fchrung w\u00e4hnt, unterst\u00fctzt, bef\u00e4higt, also wie eine Hebammen agiert, und das gro\u00dfe Miteinander in den Mittelpunkt r\u00fcckt. Ich lerne also auch vom Bildungssystem und im speziellen von Montessori dar\u00fcber, wie agiles Denken und Arbeiten auch in anderen Teilen unserer Gesellschaft aussieht und \u00fcbertrage das dann wiederum in meine Arbeit.\u00a0<\/span><\/p>\n

Claire: Welche Klischees zum Thema Agilit\u00e4t kannst du best\u00e4tigen, welche widerlegen?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> (lacht) Das kann ich best\u00e4tigen: Es gibt ein Haufen Anglizismen im Thema, wodurch sich viele abgeh\u00e4ngt f\u00fchlen und unn\u00f6tigerweise eine Barriere aufgebaut wird. Auch in Unternehmen wie unserem. Bei der \u00e4lteren Generation f\u00fchrt es zur Unsicherheit – und das schadet!<\/span><\/p>\n

Widerlegen kann ich das Vorurteil, dass man in agilen Projekten planlos und unkoordiniert vorgeht. F\u00fcr mich ist Agilit\u00e4t allgemein, und SCRUM im Speziellen, ein so strukturiertes und durchgetaktetes Rahmenwerk, in dem Planlosigkeit gar nicht erst entsteht. Es gibt auch hier eine Menge Regeltermine und Artefakte (Ergebnisse) zur Orientierung und Menschen in gewissen Rollen, die das Ganze im Blick haben.<\/span><\/p>\n

Claire: Was war das N\u00fctzlichste, dass du \u00fcber Agilit\u00e4t und Scrum gelernt hast?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Die Reflektion gepaart mit der Transparenz. Sich also im Team immer wieder Zeit zu nehmen und selbst zu hinterfragen: Sind wir auf dem richtigen Weg? Ich, das Produkt, das Projekt, usw.<\/span><\/p>\n

Im Grunde ist es doch so: Ich laufe nicht kilometerweit in den S\u00fcden und erwarte an den Nordpol zu kommen, sondern frage relativ zeitig nach, ob es hier nach Norden geht. Agilit\u00e4t hei\u00dft st\u00e4ndig alle Involvierten, d.h. Kollegen, Teams, Auftraggeber*innen, zu befragen und daraus ein Ergebnis zu produzieren. Nach 1-4 Wochen pr\u00e4sentieren wir, was wir gemacht und geschafft haben und gehen in den Diskurs: Ist es das was ihr wollt? Geht es in die richtige Richtung? Gibt es etwas Besseres?<\/span><\/p>\n

Claire: Hast du ein konkretes Beispiel hierf\u00fcr?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Neulich musste eine Entscheidung zwischen zwei Systemen (Software) gef\u00e4llt werden und dabei ist es kurzfristig zu einer Eskalation gekommen. Wir haben das erkannt und reagiert. Mein Ziel war es, alle an einen Tisch zu bringen und gemeinsam einen neuen Weg zu w\u00e4hlen. Gegebenenfalls auch einen Mittelweg.<\/span><\/p>\n

F\u00fcr meinen Stakeholder im laufenden Projekt war das der Moment, wo er sagen konnte: \u201cGenau das brauche ich: Eine schnelle Eskalation, und die M\u00f6glichkeit zu fragen: Wo liegt das Problem? Und wie gehen wir das nun an?\u201d<\/span><\/p>\n

Claire: Auf welche Fragen suchst du als Agile Coach oder als Scrum-Masterin noch Antworten?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Ich besch\u00e4ftige mich tats\u00e4chlich viel damit, wie ich es schaffen kann, Menschen durch Ver\u00e4nderungen zu f\u00fchren, ohne dass sie sich in der agilen Welt verloren f\u00fchlen und dabei noch Spa\u00df haben. Au\u00dferdem finde ich es herausfordernd, wenn sehr diverse Menschen zusammenkommen, vor allem die mit einem hohen Bed\u00fcrfnis nach Command and Control: Anforderungen entgegennehmen und ausf\u00fchren. Mir geht es ja nicht darum alle gleich zu schalten, aber Menschen entwickeln sich nunmal unterschiedlich schnell. Und was mache ich vor allem mit denjenigen, die gar keinen Bock auf Ver\u00e4nderungen haben? Wie sieht tats\u00e4chlich ein \u201cguter Change\u201d aus?<\/span><\/p>\n

Claire: Was w\u00fcrdest du anderen Organisationen empfehlen, wenn Sie sich auf den Weg in die agile Transformation machen m\u00f6chten?\u00a0<\/b><\/h5>\n

Franzi:<\/b> Zun\u00e4chst w\u00fcrde ich ihnen das Prinzip des Shu ha ri<\/a> ans Herz legen. D.h. alles, was sie einf\u00fchren m\u00f6chten, sei es Scrum, Kanban oder nur ein Daily, dass sie dies in Reinform \u00fcben. Als Testphase also, um dann zu reflektieren und zu entscheiden: das passt hier und da, da nicht, und f\u00fcr den Zweck X passe ich es wieder an.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ich empfinde es i.d.R. als nicht zielf\u00fchrend, vor Einf\u00fchrung einer Systematik bereits zu beschlie\u00dfen, dass die Retrospektive sowieso nicht notwendig sei, das Daily einmal die Woche ausreiche, usw. Also dieses \u201cSich-nicht-einlassen\u201d und trotzdem urteilen \u00fcber etwas, was gar nicht erlebt wurde. Au\u00dferdem w\u00fcrde ich das Anliegen der Organisation hinterfragen: Muss es \u00fcberhaupt agil sein? Was will man damit erreichen? Geht es auch \u00fcber einen anderen Weg? Was ist konkret anders, wenn wir agil arbeiten?\u00a0<\/span><\/p>\n

Claire: Vielen Dank f\u00fcr das tolle Gespr\u00e4ch und die spannenden Einblicke, liebe Franzi!<\/b><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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